なぜあなたは出世できないのか?-出世の教科書

ビジネスパーソン100人への取材で明らかになった出世する人の特徴

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出世する人は書類の整理方法に特徴がある

 

 出世する人の多くは書類の整理が上手だ。だが書類の整理が上手といっても、それは必ずしもA型タイプのようにすべてにおいて完璧に几帳面というこということを意味しているわけではない。だが書類の整理が得意な人は、整理方法に一定の法則があり、書類の取り出しにムダな時間がかかることがない。これは出世において非常に重要なスキルといえる。

単純に整理整頓すればよいというものではない
 仕事をしていると上司などから状況の説明などを求められることも多い。こちらが準備万端で説明する機会はむしろ少なく、急に説明を求められることの方が多い。しかも、説明中にいろいろと質問されることになり、必要な資料を急いで探すというケースが必ず出てくるのだ。

 このような時に「この資料は。えーと。もうちょっと待ってください。ここにあるはずなんだけど」となってしまってはアウトである。上司は「もういい。あとで報告して」ということになってしまうだろう。上司の中での優先順位はこれで下がってしまう。

 また上司がその上の上司から急な説明を求められた場合にも同じ状況になる。すぐに資料を出しことができれば、上司からみればあたなは「使えるヤツ」ということになるだろう。

 出世できるタイプの人は、急な質問や指示でも、すばやく資料にアクセスすることができるように心がけている。だが資料にアクセスしやすくするというのは、実はそう簡単なことではない。単純にきれいに整理整頓をすればよいというわけではないからだ。

 特に大量の資料を扱うようなケースでは、むやみに整理整頓ばかりしていると、そのために膨大な時間を費やしてしまい、本業に割く時間がなくなってしまう。

最近見た書類はまた見られることが多い
 資料のアクセスが早い人は、きちんと分類が出来ていることに加えて、資料の参照のされ方をよく理解しているのだ。資料の使い方ひとつとっても、よく分析するといろいろなことが分かってくる。

 ある資料が参照された直後に再びその資料が参照される確率は極めて高い。
 一方、しばらく参照されずに放置された資料は、その後も参照される機会は非常に少ないのである。

 メーカーのマーケティング部門に勤務するCさんは、この法則を利用して、使った資料は机の引き出しの一番手前に戻すようにしている。
 しばらく経っても奥に入ったままの資料は重要度が低いので、別なファイルで項目ごとに管理している。手前にある資料はあえて分類せず、そのままというところがミソだ。

 また人間の記憶は項目による分類よりも時間軸の方が誤りが少ないことも知られている。

 どの分野のファイルに入れたかはすぐに忘れてしまっても、だいたいいつ頃入れたのかはおおよそ覚えている。逆に考えれば、あまり細かく分類することはかえってスムーズな資料の出し入れの邪魔となるのだ。それよりも時系列を意識して管理した方が効率がよい。

 これはコンピュータ・サイエンスの世界でも証明されている理論で、情報整理のひとつの法則としてよく知られている。出世できる人は、こういった工夫をすることで、ムダな時間を極力排除するようにしているのだ。

【参考記事】
オカマバーに行くと出世できる人が分かる?
【関連サイト】
お金持ちへの取材で明らかになった、お金持ちになるための法則
投資で成功するために絶対知っておくべきこと
起業・独立で成功するために知っておくべきこと
放射能から身を守る食品サイト
記事にできないホンネを集めた脱力系裏ニュースサイト

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