なぜあなたは出世できないのか?-出世の教科書

ビジネスパーソン100人への取材で明らかになった出世する人の特徴

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出世したければ、日報・報告書は甘く見るな

 

 会社によっては、日報や報告書の作成を義務付けているところがある。多くの場合、形骸化していて、適当に書き込んで済ましている人も多いかもしれない。
 だが出世する人は、このようなところにも気を抜かない。日報や報告書の作成は、ちょっとの手間で評価を大きく上げるチャンスなのだ。

たかが日報だが、いくらでも発展させる余地がある
 日報や報告書は進捗状況の管理という本来の目的に加えて、情報やノウハウの共有という意味もある。また過去の業務プロセスの分析をするための基礎データという役割も持っているかもしれない。

 純粋に進捗管理するためだけのものであれば「4月5日M社、C部長訪問、提案を行う」などと書けばよいかもしれない。
 これが毎日続くと、日報はただのカレンダーとなり、無味乾燥な情報が羅列することになる。

 だが日報に、情報やノウハウの共有という意味も持たせるのであれば「4月5日M社のC部長訪問、提案を行う」という記述に加えて「先方で人事異動。S課長が人事部へ、Y課長が管理部から着任」など、プラスアルファの情報を添えておくと意味のあるものになる。

 さらに業務プロセスの分析まで意識するのであれば、上記のようなファクト(事実)に加えて「先方はあまり乗り気に見えない」といったような、感想を加えるとよいだろう。感想を書き加える場合には、とにかく事実と感想を混同しないように注意する必要がある。

 日報がグループウェアなどでシステム化されていれば、後でそのデータを簡単に分析できる。営業職であれば、平均何回の訪問でクロージングできたのかといったこともたちどころに分かるようになる。
 また自分がどのような感想を持っていたのかが分かれば、次回以降の参考情報にできる。ちなみにそのような機能を盛り込んだ商用ソフトのことを営業支援ツールと呼んでいる。

日報をフル活用して上司からの評価を上げる
 過去の業務を定期的に分析することで、業務効率を上げるための法則を抽出することが可能となるのだ。また他の人とそれを共有すればチーム全体の業務効率もアップする。
 どうせ義務で書きこまなければならないのなら、そこまで有効活用した方がよい。

 ここまで積極的に日報や報告を書いていれば、上司の目にも留まるだろう。

 中にはこうした日報類にはほとんど目を通さない上司もいる。だが、それなりに目を通す上司であれば、気の利いた記載内容は必ず記憶に残るものである。

 

 上司にこびるのがうまい人になると、日報の中などにさりげなく上司をヨイショする文言を入れたりもしている。業務がうまくいった日の日報に「A課長のアドバイスは非常に有益だった。今後積極的に活用したい」などと書くのである。
 ここまで露骨にやる必要はないかもしれないが、日報の書き方一つで印象をアップできるなら安いものである。

 また一部ではあるが、上司の中には、こういった書類の整備を非常に重視する人もいる。そのようなタイプの上司がきっちりと書きこまれた日報を見れば、それだけでも確実に評価は上がるはずだ。また、日報をきっちりと書くことを批判する上司はいないが、おざなりに書くことを嫌う上司は一定数いる。1日5分の手間である。取り組んで損はない。

【参考記事】
怪しい人の見分け方
【関連サイト】
お金持ちへの取材で明らかになった、お金持ちになるための法則
投資で成功するために絶対知っておくべきこと
起業・独立で成功するために知っておくべきこと
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