なぜあなたは出世できないのか?-出世の教科書

ビジネスパーソン100人への取材で明らかになった出世する人の特徴

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書類の準備に手を抜かない人は出世できる

 

 会社では会議の書類や稟議書など多くの書類を取り扱う。これらの書類をそろえるのは結構メンドーなので、ややもすると手抜きをしがちである。
 だが書類の存在をあなどってはいけない。メンドーな書類整理の仕事であっても、うまく活用すれば出世の糸口をつかめるかもしれないのだ。

ホチキス留めにもいろいろある
 今からする話は「書類をきちんと揃えていたら上司の目に留まり、出世の糸口になる」というようなドラマチックなものではない。書類の整理をいくら一生懸命やったところで、それだけで出世できるほど会社は甘くない。

 だが書類とは非常に奥が深いもので、読む相手がどのような状況なのかによって、整理の方法が変わってくる。
 書類の扱いを極めることができるのであれば、その能力は他の部分で十二分に発揮されるはずなのだ。書類の整理能力は一種のバロメータなのである。

 会議などの書類を準備する際には、紙をホチキスで留めることも多い。ホチキスの留め方ひとつとってもいろいろある。
 ホチキスを留める場所がバラバラな人がいるが、これは論外である。書類ごとに留める方向がバラバラだと読み手の人に負担をかける可能性が高い。基本的には横書きの場合には左上、縦書きの場合には右上で統一するのが原則となる。

 もっとも、そう原則通りにいかないことも多い。複数のフォーマットの書類が混じっている場合もあるからだ。
 その場合には、メインのフォーマットが何かを考え、それに合致しないものが少数であれば、例外として綴じてしまえばよい。
 だがその例外のフォーマットのページが何回も参照されるようなものである場合、綴じられてしまっていると非常に見づらくなる。このような場合には、その書類だけを抜き出して別にクリップ留めするという方法もある。

書類を完璧にする能力はビジネス全般で応用可能
 会議やプレゼンの書類でページ番号が振られていなかったり、資料に番号が付いていないケースはかなりの頻度で見受けられる。

 資料に番号がついていないと、会議の場で、皆が該当する資料の紙を探してバタバタすることになる。ページ数がないと説明者は「次の次のさらに次のページをめくってください」などと不親切な説明をしなければならない。

 さらに情報を一枚の紙に押し込み過ぎて文字が小さくなっているケースやあまりにも図版が多すぎるケースなど、読み手のことを考えていない資料は多い。

 年配の社員になると、ちょっと文字が小さくなっただけで、眼鏡をはずさなければならないし、面倒が嫌いな人は図版が多いだけで見る気が失せてしまうのだ。

 つまり書類の準備を完璧にするということは、読み手にどの程度の能力があり、さらにどのような環境でその書類が読まれるのかを事前に想像することにほかならない。これはビジネスのあらゆる場面で生かされてくる能力である。

 軍隊はどんなによい装備を持っていても、毎日訓練を行い、別なことを考えていても手が自動的に動くくらいまでに装備に慣れていないと実戦では役に立たないという。
 ちょっとした書類を準備する場合でも、こういった気配りが自動的に出てくるようでなければ、常に相手の立場に立った振る舞うを行うことは不可能だ。書類の整理はその意味で、非常に大事なテストの場面なのである。

【参考記事】
タクシーで住所を告げる人は出世できない
【関連サイト】
お金持ちへの取材で明らかになった、お金持ちになるための法則
投資で成功するために絶対知っておくべきこと
起業・独立で成功するために知っておくべきこと
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