なぜあなたは出世できないのか?-出世の教科書

ビジネスパーソン100人への取材で明らかになった出世する人の特徴

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出世する人は、電子メールと対面を使い分ける

 

 電子メールがビジネスの現場に普及してから20年も経っているのに、いまだにITが使いこなせる、こなせないといった話や、世代間による電子メールに対する認識の違いといった時代錯誤な議論が後を絶たない。
 仕事で成果を上げ、出世しようと思っているならば、コミュニケーションの問題で全体の効率を下げることはできるだけ避けなければならない。相手とのコミュニケーションのツールに何を使うのかについては、ツールの特徴をよく考え、ケースバイケースで判断する必要がある。

ツールによって情報伝達能力が異なる
 相手とのコミュニケーションをすべて電子メールで済ませられればもっとも効率がよく理想的だ。だが現実にはそうもいかないことが多い。電子メールでのコミュニケーションに十分に対応できる能力を持つ人は意外と少ないのだ。組織で出世している人は、相手によってコミュニケーション・ツールを上手に使い分けている。

 理解力や説明力といったいわゆるコミュニケーション能力に欠けている相手とやり取りする場合には、なるだけ対面を選んだ方がよい。できれば電話も避けるべきだ。逆に自身にも相手にも能力がある場合には、どんどん電子メールを使えばよいだろう。

 なぜそうなるのかというと、ツールによって情報伝達能力に大きな差が出てくるからだ。もっとも大量の情報を伝達できる手段が対面である。対面では顔の表情、声の調子、身振りなど、言語以外にもたくさんの情報がある。言語だけで相手の意志を的確に理解するには高い知能が必要となる。相手が凡庸な人間の場合、文字だけでは、こちらが伝えようとする内容の2割くらいしか理解されていないと考えが方がよい。

 そんなバカなとは思ってはいけない。多くの人間は想像以上にコミュニケーション能力が低い。対面であれば、相手が本当に理解しているのか、しぐさや表情からある程度推測することができる。もし理解が不十分と思われる場合には、話題の角度を変えたりして、きちんと理解するまで話を続けることができる。だが文字の場合にはなかなか難しく、相手が十分に理解しないままプロジェクトが進み、結局後になって尻拭いする羽目になる。出世を目指す人にとって、このオーバーヘッドは致命的なのだ。

選択肢はこちら側で用意する
 メールを送っても返信までに時間がかかる相手は要注意である。返信が遅い人は、概してコミュニケーション能力が低く、テキストの読解能力も不十分なことが多い。このような相手とはできるだけ電子メールを使わない方がよい。相手の能力が低いにも関わらず電子メールでやり取りしなければならない場合には、内容を工夫する必要がある。

 重要なのはWhatやHowのニュアンスで質問しないことである。つまり「・・・についてどう思う?」「・・・についてはどんなやり方が考えられるでしょうか?」という質問はなるだけ避けるのである。
 コミュニケーション能力が低い人は、聞かれた内容がよく理解できないときには、その話題を無視してしまうか、別の回答をする傾向が非常に強い。結局、聞く側は何度も何度も質問を繰り返すことになってしまう。このようなムダを避けるためには、あらかじめすべての選択肢をこちらで考えて列挙し、相手はそれを選ぶだけにするとよい。
 
 相手の回答に対して逆説的な質問をして内容を確認することも重要だ。「先方はAの書類を用意して欲しいと言ってました」という部下の説明に対して、それでOKにしてしまってはならない。「ということはBの書類は要らないということだね?」と念押しをする必要がある。あるいは「相手はどの書類を用意して欲しいと言っていましたか?」などと質問を変えてみることも重要である。話をよく聞くと結局、Aの書類もBの書類も両方必要だったというようなことがよくあるのだ。

 どんなツールを使っても、自分と相手の能力以上に効率を上げることは不可能なのである。

【参考記事】
メールの書き方は出世を左右する
【関連サイト】
お金持ちへの取材で明らかになった、お金持ちになるための法則
投資で成功するために絶対知っておくべきこと
起業・独立で成功するために知っておくべきこと
放射能から身を守る食品サイト
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